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Vinted-Verkäufe dokumentieren: Was du aufbewahren solltest

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Vinted (Sitz in Litauen) meldet ab 30 Verkäufen oder 2.000 € im Kalenderjahr nach den DAC7-Regeln; die Daten erreichen das Bundeszentralamt für Steuern über den EU-Austausch, und von dort landen die Zahlen beim Finanzamt. Ob daraus eine Rückfrage wird, weißt du vorher nicht. Wer dann eine Aufstellung seiner Verkäufe und ein paar Belege hat, antwortet in einer halben Stunde; wer nichts hat, sucht Wochen später in Chatverläufen und Kontoauszügen. Dieser Ratgeber zeigt, welche Unterlagen sinnvoll sind, wie lange du sie aufheben solltest und wie du das nebenbei erledigst.

Warum überhaupt aufheben

Grundlage ist das Plattformen-Steuertransparenzgesetz (PStTG). Erreichst du auf Vinted in einem Kalenderjahr 30 Verkäufe oder 2.000 € Vergütung, übermittelt die Plattform nach § 14 PStTG unter anderem deine Steuer-ID, die Zahl deiner Verkäufe und die je Quartal gutgeschriebene Vergütung. Vinted (Vinted UAB, Litauen) meldet nach den DAC7-Regeln seines Sitzstaats; die Pflichten sind in allen EU-Staaten gleich, hier zitiert nach dem deutschen PStTG. Die Daten erreichen das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) über den EU-Austausch.

Das BZSt nutzt diese Daten laut seinen FAQ „als Kontrollmitteilungen im Rahmen der steuerlichen Veranlagung in den Finanzämtern“. Dein Finanzamt kennt also die Summe, aber nicht, was dahintersteckt: ob du deinen Schrank geleert oder gezielt eingekauft hast, ob du verdient oder draufgezahlt hast.

Diese Lücke kann das Finanzamt mit einer Nachfrage schließen; nach § 90 Abs. 1 AO bist du verpflichtet, die für die Besteuerung erheblichen Tatsachen offenzulegen und dir bekannte Beweismittel anzugeben. Eine Nachfrage ist keine Anschuldigung, und die Meldung ist keine Steuerfestsetzung: Vinted schreibt selbst, dass das Übermitteln der Daten „nicht gleichzeitig“ heißt, „dass du auf deine Vinted-Verkäufe Steuern zahlen musst“. Was gemeldet wird und wann Gewinne steuerpflichtig sein können, erklärt der Ratgeber Vinted und Steuern.

Für die Dokumentation ist zunächst egal, ob du privat oder gewerblich verkaufst. Privatverkäufer zeigen mit den Unterlagen, was sie verkauft haben und was es einmal gekostet hat. Wer gewerblich handelt, hat darüber hinaus Aufzeichnungspflichten, die eine Steuerberatung im Einzelfall klärt.

Was du aufbewahren solltest

Fünf Arten von Unterlagen decken die Fragen ab, die typischerweise kommen. Du musst nicht alles davon haben; je vollständiger, desto kürzer die Antwort.

1. Einkaufsbelege oder eine Notiz zur Anschaffung

Der wichtigste Posten, weil er über den Gewinn entscheidet: Bei privaten Veräußerungsgeschäften nach § 23 EStG zählt die Differenz zwischen Verkaufspreis und Anschaffungskosten, nicht dein Umsatz. Für Dinge, die du zum Weiterverkauf gekauft hast, hebst du den Beleg auf: Kassenzettel, Bestellbestätigung, Flohmarkt-Quittung, Screenshot eines Kaufs auf einer anderen Plattform. Für alte Sachen aus dem eigenen Schrank gibt es meist keinen Beleg mehr; dann genügt eine Notiz mit ungefährem Kaufjahr und geschätztem Preis. Sie zeigt, dass die Jahresfrist des § 23 EStG lange abgelaufen ist.

2. Die Verkaufsübersicht

Eine Liste aller Verkäufe je Kalenderjahr mit Datum, Artikel, Verkaufspreis und tatsächlicher Gutschrift. Vinted zeigt dir laut Hilfe im Zahlungsverlauf des Geldbeutels „einen Überblick über alle Einnahmen, die du auf Vinted erhalten hast“; deine Verkäufe findest du in deiner Verkaufsliste bei Vinted. Eine Exportfunktion nennt die Vinted-Hilfe nicht, und wie lange die Historie im Konto sichtbar bleibt, ist nicht dokumentiert. Sichere die Übersicht deshalb regelmäßig außerhalb von Vinted.

3. Versandkosten, die du selbst getragen hast

Nutzt du die Versandoptionen von Vinted, zahlt der Käufer das Etikett, bei dir fällt nichts an. Hast du selbst frankiert, Porto übernommen oder eine Rücksendung bezahlt, gehört der Beleg zu den Unterlagen; ebenso die Sammelrechnung für Versandtaschen, wenn du Verpackung geltend machen willst.

4. Gebühren

Vinted zieht Verkäufern keine Verkaufsgebühr ab; die Käuferschutz-Gebühr (ab 05.10.2026 „Vinted-Gebühr“) zahlt der Käufer. Bei dir kann nur ein freiwillig gekaufter Push anfallen: Halte fest, wann du ihn für welchen Artikel gekauft hast. Wie sich Gebühren und Gutschrift zusammensetzen, rechnet der Gebühren-Rechner vor.

5. Erstattungen und Stornos

Stornierte oder erstattete Verkäufe erscheinen in deinem Konto, sind aber keine Vergütung, die dir zugeflossen ist, und zählen für die Meldegrenzen nicht. Gerade deshalb sollten sie in deiner Übersicht sichtbar bleiben, gekennzeichnet als storniert oder erstattet: Nur so erklärst du, warum deine Summe von der Zahl abweicht, die jemand aus der reinen Verkaufsliste errechnet. Sichere die Storno-Benachrichtigung oder den Erstattungsnachweis zum jeweiligen Verkauf.

Wie lange aufheben

Eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Privatverkäufer gibt es nicht. Die Fristen des § 147 AO (acht Jahre für Buchungsbelege, zehn für Bücher, sechs für sonstige Unterlagen) gelten für Unternehmer, die Bücher oder steuerliche Aufzeichnungen führen müssen (§§ 140 ff. AO), auch für Kleingewerbe mit Einnahmen-Überschuss-Rechnung; § 147a AO greift bei Privatpersonen erst ab 500.000 € Überschusseinkünften im Jahr.

Als Orientierung taugt die Festsetzungsfrist: Das Finanzamt kann Steuern grundsätzlich vier Jahre lang festsetzen (§ 169 Abs. 2 AO); die Frist beginnt mit Ablauf des Steuerjahres, musst du eine Steuererklärung abgeben, erst mit Ablauf des Jahres der Abgabe, spätestens drei Jahre nach dem Steuerjahr (§ 170 Abs. 1 und 2 AO). Bei leichtfertiger Verkürzung oder Hinterziehung verlängert sich die Frist auf fünf oder zehn Jahre (§ 169 Abs. 2 Satz 2 AO). Rückfragen zu Verkäufen aus 2026 sind damit noch Jahre später möglich. Faustregel: Unterlagen je Kalenderjahr mindestens bis zum Ende des vierten Folgejahres behalten; als PDF oder Tabelle kostet das nichts. Wer gewerblich handelt, fragt seine Steuerberatung nach den für ihn geltenden Fristen.

So machst du es in der Praxis

Eine Ordnerstruktur, die Jahre hält

Ein Ordner je Kalenderjahr mit drei Unterordnern: „Verkäufe“ (Übersicht als Tabelle oder CSV), „Einkauf“ (Belege und Anschaffungsnotizen, Dateiname mit Artikelbezeichnung), „Storno und Erstattung“ (Screenshots der Vinted-Benachrichtigungen). Papierbelege einmal abfotografieren. Der Ordner liegt dort, wo du ihn in vier Jahren noch findest.

Die Tabelle

Führst du die Übersicht selbst, reichen diese Spalten: Datum, Artikel, Verkaufspreis (Gutschrift), Einkaufspreis, eigener Versandanteil, Push und Sonstiges, Gewinn, Status (abgeschlossen, storniert, erstattet) und ein Verweis auf den Beleg im Ordner. Zwei laufende Summen (Anzahl abgeschlossener Verkäufe, Summe der Gutschriften) zeigen dir den Stand bei den Meldegrenzen. Den Rechenweg je Artikel beschreibt der Ratgeber Vinted Gewinn berechnen; für den schnellen Blick auf die Grenzen gibt es den Meldegrenzen-Check.

Export statt Abtippen

Das Abtippen ist der Punkt, an dem die meisten Tabellen einschlafen. Eine Möglichkeit ist Schrankpilot. Die Browser-Erweiterung liest deine Verkäufe aus Verkaufsliste und Geldbeutel deines eigenen Vinted-Kontos, du trägst Einkaufspreise ein, und die Aufstellung geht als CSV heraus: je Verkauf Datum, Titel, Verkaufspreis, Einkauf, Versand, Sonstiges, Gewinn und eine Statusspalte mit „abgeschlossen“, „storniert“ oder „erstattet“. Stornierte und erstattete Verkäufe bleiben in der Datei, zählen aber nicht in den Meldegrenzen-Stand. Der Export ist eine Aufstellung deiner Daten, keine Bewertung, ob etwas steuerpflichtig ist, und er ersetzt die Belege nicht: Die CSV ist die Übersicht, die Belege liegen daneben im Ordner. Den Export gibt es mit Pro.

Monatliche Routine

Einmal im Monat, rund 15 Minuten: Übersicht aktualisieren oder exportieren und im Jahresordner ablegen, neue Einkaufsbelege benennen und einsortieren, Stornos und Erstattungen kennzeichnen und die Benachrichtigung sichern. Wer im Januar die Vorjahreszahlen beisammen hat, sucht bei der Steuererklärung nichts mehr.

Was sich am 05.10.2026 ändert

Vinted stellt am 05.10.2026 die Zahlungsabwicklung auf Vinted Pay um; die Käuferschutz-Gebühr heißt dann „Vinted-Gebühr“. Nach Berichten von etailment und Händlerbund soll das keine neue oder zusätzliche Gebühr bedeuten; vorhandenes Guthaben wird ohne Kosten übertragen. Für deine Unterlagen heißt das: Auszahlungen auf dem Kontoauszug können einen anderen Verwendungszweck tragen, Screenshots aus dem Geldbeutel sehen anders aus. Beides ist unproblematisch, solange du weißt, welche Buchung zu welchem Verkauf gehört. Ob sich die Gebührenhöhe ändert, stand am 23.09.2026 nicht fest.

Häufige Fragen

Muss ich meine Vinted-Verkäufe dem Finanzamt nachweisen?

Nur wenn es fragt. Eine Pflicht, unaufgefordert Unterlagen einzureichen, gibt es für Privatverkäufer nicht. Fragt das Finanzamt nach einer Plattformmeldung nach, bist du nach § 90 AO zur Mitwirkung verpflichtet; mit Verkaufsübersicht und Belegen ist die Antwort schnell geschrieben.

Wie lange muss ich Vinted-Belege aufbewahren?

Für Privatverkäufer schreibt das Gesetz keine Frist vor; § 147 AO gilt für Unternehmer mit Buchführungs- oder Aufzeichnungspflichten. Sinnvoll ist, sich an der Festsetzungsfrist zu orientieren und Unterlagen mindestens bis zum Ende des vierten Jahres nach dem Verkaufsjahr zu behalten.

Reicht ein Screenshot des Vinted-Geldbeutels?

Als Nachweis der Gutschriften ja. Er zeigt aber nicht, was du verkauft hast und was es dich gekostet hat. Kombiniere ihn mit einer Verkaufsliste und den Einkaufsbelegen oder Anschaffungsnotizen.

Was, wenn ich keine Kaufbelege mehr habe?

Bei Sachen aus dem eigenen Schrank ist das normal. Notiere Kaufjahr und geschätzten Preis. Für getragene Alltagskleidung greift § 23 EStG in der Regel ohnehin nicht; ob das auf deine Verkäufe zutrifft, klärt im Zweifel eine Steuerberatung.

Zählen stornierte oder erstattete Verkäufe zu den 30 Verkäufen?

Nach dem Wortlaut des PStTG zählen Verkäufe, für die eine Vergütung gezahlt oder gutgeschrieben wurde. Stornierte und erstattete Verkäufe fließen dir nicht zu und zählen deshalb nicht. Wie Vinted im Detail rechnet, veröffentlicht die Plattform nicht; kennzeichne diese Fälle in deiner Übersicht, damit du Abweichungen erklären kannst.

Bekomme ich von Vinted eine Kopie der gemeldeten Daten?

Ja. Die Plattform muss dir die über dich gemeldeten Daten bis zum 31. Januar des Folgejahres mitteilen (§ 22 Abs. 2 PStTG); Vinted schreibt dazu: „Du erhältst eine Kopie der übermittelten Infos.“ Gleiche die Kopie mit deiner eigenen Aufstellung ab; Korrekturen kann nur Vinted veranlassen.

Quellen

  • § 14 und § 22 PStTG (Meldepflichtige Informationen, Unterrichtung des Anbieters), gesetze-im-internet.de/psttg – abgerufen 23.09.2026
  • § 4 Abs. 5 und § 5 Abs. 2 PStTG (Freigestellte Anbieter, Vergütung), gesetze-im-internet.de/psttg – abgerufen 23.09.2026
  • § 90 AO (Mitwirkungspflichten), gesetze-im-internet.de/ao_1977/__90.html – abgerufen 23.09.2026
  • § 140 ff. und § 147 AO (Aufzeichnungs- und Aufbewahrungsvorschriften), gesetze-im-internet.de/ao_1977 – abgerufen 23.09.2026
  • § 147a AO (Aufbewahrung bei Überschusseinkünften über 500.000 €), gesetze-im-internet.de/ao_1977/__147a.html – abgerufen 23.09.2026
  • § 169 und § 170 AO (Festsetzungsfrist, Beginn), gesetze-im-internet.de/ao_1977/__169.html und __170.html – abgerufen 23.09.2026
  • § 23 EStG (Private Veräußerungsgeschäfte), gesetze-im-internet.de/estg/__23.html – abgerufen 23.09.2026
  • Bundeszentralamt für Steuern, FAQ DAC7/PStTG für Anbieter, bzst.de/DE/Unternehmen/Intern_Informationsaustausch/DAC7/FAQ/faq_node.html – abgerufen 23.09.2026
  • Vinted-Hilfe, „DAC7: Was du wissen solltest“, vinted.de/help/1149 – abgerufen 23.09.2026
  • Vinted-Hilfe, „Für einen abgeschlossenen Verkauf bezahlt werden“ (Zahlungsverlauf), vinted.de/help/235 – abgerufen 23.09.2026
  • etailment, „Vinted: Wechsel von Mangopay zu Vinted Pay am 5. Oktober“, etailment.de – abgerufen 23.09.2026
  • Händlerbund, „Vinted Pay: Das ändert sich für Nutzer beim Zahlungsverkehr“, ohn.haendlerbund.de – abgerufen 23.09.2026

Keine Steuerberatung. Schrankpilot ist ein Werkzeug, das die Daten deines eigenen Vinted-Kontos zusammenstellt und mit deinen Angaben rechnet. Die Ratgeber-Texte geben allgemeine Informationen mit Quellen wieder; sie beziehen sich nicht auf deinen Einzelfall. Wir leisten keine Hilfe in Steuersachen, bewerten keine einzelnen Verkäufe als steuerfrei oder steuerpflichtig und beantworten keine Steuerfragen zu deiner Situation. Ob du Verkäufe versteuern musst, ob du gewerblich handelst oder ob du ein Gewerbe anmelden musst, hängt von deinem Einzelfall ab; verbindlich klären das eine Steuerberaterin oder ein Steuerberater, ein Lohnsteuerhilfeverein (bei Arbeitnehmern) oder das Finanzamt.

Welche Unterlagen das Finanzamt in deinem Fall verlangt, hängt ebenfalls vom Einzelfall ab. Stand der Angaben: 23.09.2026. Dieser Ratgeber ist unabhängig und steht in keiner Verbindung zur Vinted UAB.